.                                 PROBUS HALLE

.                                                                                                 1 bijlage

.                               Privacyverklaring

Op 25 mei 2018 is er een nieuwe Europese Verordening van kracht ter bescherming van de privégegevens, de GDPR of General Data Protection Regulation. Ook onze Club dient deze verordening toe te passen.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Probus Halle houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

HET PRIVACYBELEID VAN PROBUS HALLE :

Probus Halle hecht veel waarde aan de privacy. De privacyverklaring is een aanvulling van het Huishoudelijk Reglement en zal aan ieder lid en eventuele partner overhandigd worden. Het Huishoudelijk Reglement zal met deze aanvulling gepubliceerd worden op de website van onze Club.

DE GEGEVENS DIE VERWERKT KUNNEN WORDEN VAN DE LEDEN EN EVENTUELE PARTNER :

Het verwerken van uw gegevens gebeurt op een transparante manier. De aard van deze gegevens wordt daarom hierna opgesomd :

1. Familienaam (van het lid en van de eventuele partner);
2. Voornaam (van het lid en van de eventuele partner).
3. Geslacht;
4. Geboortedatum;
5. Datum van toetreding bij de Club;
6. Woonadres;
7. Emailadres;
8. Vast telefoonnummer;
9. Mobiel telefoonnummer;
10. Studies en diploma’s;
11. Voormalig beroep en/of werkgever;
12. Huidige en vorige mandaten bij onze Club (zie historiek van de Club);
13. Belangrijkste hobby’s, liefhebberijen en belangstellingen.
14. Foto (van het lid en van de eventuele partner).

Als Probusclub zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

REDEN VOOR HET VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS :

1. De hierboven vermelde gegevens, nummers 1 tot en met 5, alsmede nummer 12, worden jaarlijks aan het Centraal Bestuur van Probus CIC doorgegeven met de bedoeling kennis te hebben van het aantal leden en een ongevallenverzekering af te sluiten. Elk lid en eventuele partner dient daarom eenmalig het formulier “TOESTEMMING MET BETREKKING TOT HET GEBRUIK VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS” vereist door het CIC Probus Belgium te ondertekenen.
2. Al deze gegevens zijn nuttig voor het Bestuur van Probus Halle bij de intronisatie van een nieuw lid om te kunnen oordelen over het feit dat de nieuwe kandida(a)t(e) aan alle voorwaarden van het Huishoudelijk Reglement voldoet;
3. De gegevens, van nummers 1 tot en met 9, worden door het Bestuur gebruikt om de leden te kunnen contacteren per post, per email, met de telefoon of GSM voor informatie, uitnodigingen of alle andere zaken, die door het Bestuur als nuttig worden beschouwd in het kader van de uitoefening van hun mandaat. Diezelfde gegevens, beperkt tot de leden van het Bestuur, worden jaarlijks medegedeeld aan het Centraal Bestuur (CIC);
4. Voor een goede werking van de Club worden de namen en telefoonnummers van de bestuursleden vermeld op de uitnodigingen gericht aan leden en eventuele partners. De bestuursleden zijn bereikbaar per email en dit uitsluitend op het volgende adres : probushalle@gmail.com;
5. Voor internationale reservaties, met gelijk welk vervoermiddel, indien nodig en punctueel, kan het Bestuur het paspoort- of identiteitskaartnummer van de leden en eventuele partner opvragen met het doel om het nummer in te vullen op een formulier van de eisende partij. Deze gegevens zullen door Probus Halle alleen opgeslagen en bewaard worden gedurende de duur van de boekingsperiode.
6. Probus Halle geeft alleen de gegevens aan derden door indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven vermelde doeleinden en indien deze derden zelf de nodige maatregelen hebben genomen om de privacy van de gegevens te waarborgen of indien dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Probus Halle zal nooit de persoonlijke gegevens doorgeven voor commerciële doeleinden.
7. Probus Halle verdeelt jaarlijks een ledenlijst (leden en eventuele partners) aan haar leden met een vermelding, beperkt tot naam en voornaam alsmede een foto. Probus Halle is niet aansprakelijk voor het doorgeven van gegevens door een lid een derden en eventueel aan een ander lid of leden bij wederzijdse toestemming.

BEWAARTERMIJN VAN DE GEGEVENS :

Probus Halle verwerkt deze gegevens bij de aanvraag tot lidmaatschap van het kandidaat-lid en behoudt deze gegevens gedurende de volledige tijd van zijn/haar lidmaatschap. Na het beëindigen van het lidmaatschap om welke reden ook zullen deze persoonlijke gegevens gedurende één jaar behouden blijven, waarna ze verwijderd zullen worden.

VERANTWOORDELIJKE VOOR DE GEGEVENSVERWERKING :

De bestuursleden van Probus Halle kunnen de persoonsgegevens verzamelen bij het indienen van de kandidatuur voor het lidmaatschap, enkel de Secretaris zal de gegevens verwerken.

PLAATS VAN BEWARING VAN DE GEGEVENS :

De gegevens worden bewaard op een PC bij één enkel bestuurslid, die de functie van Secretaris waarneemt. Deze PC zal beveiligd zijn met een wachtwoord, een anti-virusprogramma en firewall.
Indien er toch een hacking van de gegevens zou gebeuren, zal de Privacy Commissie gecontacteerd worden, zoals vereist in de Europese Verordening.

INZAGERECHT VAN LEDEN EN EVENTUELE PARTNER :

1. Alle leden hebben recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke de Club van hen ontvangen heeft. De aanvraag tot verwijdering van deze gegevens zal onvermijdelijk geassimileerd worden met de opzegging van het lidmaatschap bij Probus Halle.
2. Mocht een lid een klacht hebben over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens zal de
Club hierover direct contact opnemen met het verantwoordelijk bestuurslid van de Club (de Secretaris). Binnen de maand zal het verzoek behandeld worden. Het lid heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

BEPALINGEN VAN TOEPASSING OP DE WEBSITE :

1. Op de website van de Club worden in principe nooit individuele gegevens vermeld. Enige uitzonderingen, waarbij uitsluitend de namen vermeld worden, zijn de volgenden :
– Samenstelling van het Bestuur;
– Samenstelling van de Adviescommissie;
– De leden die de club sponsoren.
Indien een lid en zijn/haar eventuele partner niet wil dat zijn/haar naam vermeld wordt, dient hij/zij hiervan het verantwoordelijke bestuurslid (de Secretaris) op de hoogte te brengen;
2. Tijdens uitstappen of bij voordrachten van sprekers worden soms foto’s gemaakt die later op de website van Probus Halle worden gepubliceerd. Indien een lid niet wil dat een foto waarop hij/zij herkenbaar zou zijn, op de website wordt gepubliceerd, dient hij/zij hiervan schriftelijk het verantwoordelijke bestuurslid (de Secretaris) op de hoogte te brengen.

BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS :

1. Alle personen of organisaties, die namens Probus Halle van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
2. Het verantwoordelijk bestuurslid (de Secretaris) maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
3. Het Bestuur test en evalueert regelmatig deze maatregelen.

HERZIENING VAN DE PRIVACY-VERKLARING :

Probus Halle kan deze privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen alle leden verwittigd en geïnformeerd worden.

.                                                  HET BESTUUR

Bestuurslid verantwoordelijk voor het verwerken en bewaren van de persoonsgegevens :
.                                           Jean-Louis TYTGAT

.                                                   Secretaris
.                                        probushalle@gmail.com
.                                             0477 31 46 04

.                                                                  publicatie      dec. 2018 versie 1

BIJLAGE: “TOESTEMMING MET BETREKKING TOT HET GEBRUIK VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS”