Probusclub Halle

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

1. ESSENTIELE DOELSTELLINGEN VAN DE CLUB

1.1 Probus is een vriendenkring, die leden samenbrengt, die minstens 55 jaar oud zijn en die zich teruggetrokken hebben uit het bedrijfsleven of zich in een voorbereidende fase ervan bevinden. De leden moeten een verantwoordelijke of leidinggevende functie uitgeoefend hebben bv. gewezen bedrijfsleiders, hogere functionarissen, academici, zelfstandige of vrije beroepsmensen, kaderleden, leraars enz…

1.2 De belangrijkste verplichting van de leden is de fellowship. Daartoe worden o.m. contacten, gesprekken, referaten en een aantal activiteiten van een zeker niveau, georganiseerd. Al deze activiteiten kunnen zowel intra- als extra-muros plaatsvinden.

1.3 Respect voor leiders, godsdienstige, filosofische of politieke overtuiging is een must..

1.4 Probus is geen serviceclub. In deze context worden systematische financiële bijdragen geweerd.

1.5 Niettegenstaande zijn autonomie en onafhankelijkheid houdt de Club zijn gehechtheid aan de Rotary in stand.

2. STRUCTUUR, BESTUUR, LEIDING EN WERKING VAN DE CLUB

2.1 De Club is samengesteld uit een aantal leden met goede reputatie en een goede zaken- of beroepsnaam. Het streefdoel is de Club te laten uitgroeien tot ongeveer 50 leden, de partner van de leden niet meegerekend.

2.2 Het dagelijks Bestuur bestaat uit een Voorzit(s)ter, Ondervoorzit(s)ter, Secretaris(esse) en een Permanent Bestuurslid en kan uitgebreid worden met andere bestuursleden met of zonder een specifieke opdracht.

2.3 Het dagelijks Bestuur wordt ondersteund door een Adviescommissie. Deze Adviescommissie bestaat uit de leden van het dagelijks Bestuur, aangevuld met maximum 6 leden en worden belast met de volgende taken :

.     2.3.1 Zij verlenen advies betreffende de mogelijke activiteiten en kunnen, in onderling overleg, belast worden met de uitwerking van één of meerdere activiteiten. Het activiteitenprogramma wordt door het Bestuur aan hen voorgelegd ter goedkeuring.

.     2.3.2 Zij volgen en waken over de aanvaardingsprocedure bij de intronisatie van een nieuw lid.

2.4 De functie van IT-verantwoordelijke wordt waargenomen door één of meerdere leden, die ofwel behoren tot het dagelijks Bestuur of tot de Adviescommissie2.3.3 Eén lid is belast in de hoedanigheid van Penningmeester met het beheer van rekeningen, inkomsten, uitgaven en betalingen (volledige boekhouding), alsmede met het opstellen van een 6-maandelijks financieel rapport bestemd voor het Bestuur.
.
2.5 In functie van de behoeften en de omstandigheden kan het dagelijks Bestuur voorstellen de Adviescommissie tijdelijk of permanent uit te breiden. De overige clubleden zullen bij de eerstvolgende activiteit op de hoogte gesteld worden met de motivering waarom het dagelijks Bestuur dergelijk voorstel verdedigt. Alle leden van de Adviescommissie worden door het Bestuur uitgenodigd op vergaderingen op een door haar bepaalde datum, uur en plaats. De leden bevestigen hun aanwezigheid. De Adviescommissie kan geldig vergaderen indien minimum 4 leden aanwezig zijn. Indien dit minimumaantal niet aanwezig kan zijn wordt een nieuwe datum door het Bestuur voorgesteld.

2.6 De voorstellen worden, in principe, na overleg mondeling overeengekomen, maar indien over een voorstel van de Adviescommissie gestemd wordt is de stem van de Voorzit(s)ter beslissend bij gelijk aantal stemmen.

2.7 Het functioneren van de Club berust steeds op een vriendschappelijke en democratische basis. Ter bekrachtiging worden alle voorstellen vooraf voorgelegd aan de aanwezige clubleden. Alle leden worden derhalve permanent uitgenodigd voorstellen te formuleren in verband met o.m. activiteiten of administratieve- of beheersaspecten.

2.8 Een actieve participatie aan het clubleven wordt van alle leden verwacht. Reserveringen voor de verschillende activiteiten kunnen in principe uitsluitend gebeuren door middel van het emailadres van Probus Halle. De leden die niet over het internet beschikken, kunnen steeds telefonisch reserveren bij het aangeduide Bestuurslid.

3. STEMOPNEMINGEN

3.1 Aangezien het clubleven stoelt op vriendschap worden verkiezingen zoveel mogelijk geweerd.

3.2 Indien een stemming over een voorstel noodzakelijk is zal dit in principe gebeuren bij handopsteking.

3.3 Geheime stemmingen kunnen desnoods, op aanvraag, worden georganiseerd bij de verkiezing van het dagelijks Bestuur en de Adviescommissie.

3.4 Een geheime stemming wordt alvast gehouden bij een eventueel verplicht ontslag van een lid.

4. HET VOORSTELLEN, AANVAARDEN OF VERKIEZING VAN HET BESTUUR EN DE COMMISSIELEDEN

Bij het vernieuwen van het Bestuur en de Adviescommissie, om de 2 jaar, wordt de Ondervoorzit(s)ter automatisch Voorzit(s)ter. In onderling overleg met de clubleden stellen de Ondervoorzit(s)ter, Secretaris(esse) en het permanent Bestuurslid, alsmede minstens vier leden van de Adviescommissie hun schriftelijke kandidatuur voor.
Indien er niet voldoende kandidaturen zijn voor de beschikbare mandaten, worden vier leden, bestemd voor het dagelijks Bestuur en minimum 4 leden, bestemd voor de Adviescommissie, via een geheime verkiezingsprocedure, uitgenodigd deze taak op zich te nemen. De leden met de meeste stemmen achter hun naam komen dan in aanmerking.
Omwille van het continuïteitsprincipe geschieden deze aanstellingen reeds tijdens de eerste werkvergadering van de maand januari. Bestuursmandaten kunnen steeds verlengd worden op vraag van de mandataris en mits akkoord van 2/3e van de leden.
Een nieuw Probusjaar vangt steeds aan op 1 januari.

5. ERELEDEN

Vanaf het jaar 2019 worden de leden die gedurende het voorbije jaar aan geen enkele activiteit deelgenomen hebben wegens gezondheidsredenen of indien ze zelf verklaren om niet meer aanwezig te kunnen zijn, beschouwd als Ereleden. Zij behouden alle rechten (informatie en eventuele uitzonderlijke deelname aan een activiteit) en plichten (betaling van bijdrage). Zij worden echter geschrapt uit de demografische statistiek bestemd voor het Centraal Bestuur en er wordt geen lidgeld en verzekeringspremie voor hen gestort aan het Centraal Bestuur.

6. PROCEDURE BIJ DE INTRONISATIE VAN EEN NIEUW LID

6.1 Wanneer een lid, of een partner van een ex-lid, iemand wil uitnodigen die potentieel een kandidaat lid zou kunnen zijn, wordt die intentie in eerste instantie gemeld aan de Voorzit(s)ter of een Bestuurslid (die de Voorzit(s)ter informeert). Best gaat dit gepaard met een korte presentatie : liefst schriftelijk en eventueel mondeling als de tijd het niet toelaat voor het evenement waar een eerste kennismaking gepland is.

6.2 De Voorzit(s)ter of het Bestuurslid die de informatie krijgt over een potentieel lid, neemt dan het initiatief de bestuursleden te informeren. Met alle respect voor de privacy bespreekt het Bestuur deze mogelijke kandidaat. Bij ongunstig advies zal de Voorzit(s)ter dit melden aan de persoon die de kandidaat heeft voorgesteld.

6.3 Na dit overleg kan de kandidaat Probusser door het Bestuur uitgenodigd worden op een werkvergadering en/of deelname aan een uitstap en/of een evenement en dit om kennis te kunnen maken met de leden.

6.4 Wanneer de kandidaat na 3 activiteiten interesse heeft, wordt hij door het Bestuur voorgedragen aan de Adviescommissie die een bindend advies moet geven. Wordt de kandidaat niet aanvaard, dan laat de Voorzit(s)ter dit weten aan het clublid die de kandidaat heeft voorgesteld. Het clubbestuur en de Adviescommissie moet zijn beslissing niet verantwoorden.

6.5 Na ondertekening “Voor akkoord” van de privacyverklaring van onze club wordt het aanvaarde lid tijdens de daaropvolgende werkvergadering plechtig geïntroniseerd. De ondertekening van dit document is een voorwaarde voor het lidmaatschap.

6.6 De duur van het lidmaatschap is onbeperkt.6.7 Deze procedure geldt eveneens voor de overlevende partner van een overleden lid, die zijn/haar kandidatuur wenst te stellen om als volwaardig lid aanvaard te worden.

7. BIJDRAGEN

7.1 Er wordt geen inschrijvingsrecht of periodiek lidgeld gevorderd.

7.2 Een bedrag van 45 € voor de leden en 25 € voor de Ereleden en voor de eventuele partner (die aan minstens één activiteit wenst deel te nemen) wordt sporadisch, naar noodwendigheid, opgevraagd om de werkingskosten van de club te dekken. Het dagelijks Bestuur bepaalt de bijdrage. De voormelde bedragen zullen voor het jaar 2019 gevraagd worden. Het akkoord van de leden is noodzakelijk indien er een bijdrageverhoging van meer dan 5 € wordt vooropgesteld. Om het hoofd te bieden aan onvoorziene of uitzonderlijke uitgaven of om een toekomstig negatief saldo te dekken wordt een eventueel positief saldo op 31 december gestort in een reservefonds.

7.3 De leden en hun eventuele rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de Club, hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten en kunnen geen opbrengsten halen uit de vereniging waardoor zij zich individueel verrijken. Bij uittreding, uitsluiting of overlijden kunnen zij nooit teruggave of vergoeding vorderen voor gestorte bedragen of gedane inbrengen. Bij ontbinding van de Club, om welke reden ook, wordt het vermogen uitgekeerd aan een organisatie, bij voorkeur uit de streek van Groot-Halle, die een goed doel nastreeft. Vanzelfsprekend kan bij iedere bestuurswissel een andere organisatie worden aangeduid.

8. DE VERGADERINGEN

8.1 De eerste werkvergadering van het kalenderjaar wordt vastgesteld op de tweede dinsdag van het jaar en vervolgens wordt er naar gestreefd om een tijdspanne van drie weken te laten tussen 2 werkvergaderingen en/of activiteiten.

8.2 Een chronologische kalender van het volledige jaar wordt ten laatste medegedeeld tijdens de maand november van het voorgaande jaar.

8.3 Er wordt getracht om bij iedere werkvergadering een activiteit te voorzien.

8.4 Zowel de leden als de partners hebben de mogelijkheid om deel te nemen aan de werkvergadering en/of activiteiten. Ieder lid en iedere partner beslist afzonderlijk over zijn/haar deelname.

8.5 Na samenspraak kunnen op bepaalde activiteiten niet-leden worden uitgenodigd. Wanneer een lid een bezoeker wil uitnodigen neemt hij eerst contact op met een Bestuurslid, die de overige bestuursleden inlichtingen zal verstrekken over de voorgestelde bezoeker, waarna een akkoord of een afwijzing zal medegedeeld worden.

8.6 Tijdens de maanden januari, juli, augustus en december wordt er, in principe, slechts één werkvergadering voorzien.

9. ONTSLAG

9.1 Een Probusser kan op gelijk welk tijdstip ontslag nemen. Hij is daarbij geenszins gehouden een reden of motivatie te vermelden.

9.2 Omwille van opspraak, fouten of onvoldoende belangstelling kan een clublid van ambtswege ontslagen worden. Een dergelijk ontslag wordt beslist via een geheime stemming. Daartoe is een 2/3e meerderheid van het aantal aanwezige clubleden vereist.

9.3 Het Bestuur zal voorafgaandelijk een lid aanspreken of aanschrijven om hem/haar te wijzen op een nakende beslissing hem/haar aangaande.

9.4 Na vijf op elkaar volgende afwezigheden op werkvergaderingen, zonder geldige reden, kan een lid beschouwd worden als ontslagnemend.

10. RICHTLIJNEN DIE DE CLUB MOETEN TOELATEN OPTIMAAL TE FUNCTIONEREN

10.1 De Club onthoudt zich ervan een kandidaat voor een publieke functie te steunen of aan te bevelen.

10.2 Tijdens de gewone clubactiviteiten is de officiële streektaal de voertaal. Bezoekers worden evenwel, indien mogelijk , in hun eigen taal ontvangen.

10.3 Pers- of mediamededelingen worden vooraf besproken in de Club.

11. WIJZIGINGEN AAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT

11.1 Als omstandigheden dit vereisen kan het huishoudelijk reglement, tijdens een werkvergadering, gewijzigd worden.

11.2 De aanpassingen kunnen op vriendschappelijke basis doorgevoerd worden als daartoe een algemene trend aangevoeld wordt.

11.3 Op aanvraag van 1/3e van het aantal aanwezige leden is een voorstel tot wijziging bespreekbaar. Dergelijke voorgestelde wijzigingen vereisen de goedkeuring van een 2/3e meerderheid van de aanwezige leden om van kracht te worden.

DIT GEWIJZIGE REGLEMENT WERD AANVAARD OP 16 oktober 2018 EN KOMT IN VOEGE VANAF 20 november 2018.